Ochrona danych osobowych (RODO)

Sieć Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Motoryzacji w Warszawie działając etycznie szanuje prawo do ochrony danych klientów, kontrahentów oraz pracowników. W związku z tym, chcemy przedstawić Państwu najważniejsze zasady ochrony danych osobowych funkcjonujące w Sieci Badawczej Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Motoryzacji.

 

Ww. zasady opracowano m. innymi na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej: RODO).

 

Klauzula informacyjna RODO dla klientów i kontrahentów

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), informujemy, iż:

 

Administratorem Państwa danych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Motoryzacji,
(Łukasiewicz – PIMOT) ul. Jagiellońska 55, 03-301 Warszawa, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego nr KRS: 0000851766, REGON: 000036044, NIP:  525-000-88-21 (zwany dalej ADO) reprezentowana przez Dyrektora Łukasiewicz – PIMOT.

Kontakt z Dyrektorem Łukasiewicz – PIMOT: Telefony: sekretariat: 22 7777-015 fax: 22 7777-020

e-mail: instytut@pimot.lukasiewicz.gov.pl

 

ADO powołał Inspektora Ochrony Danych (zwany dalej: IOD), z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz korzystania przez Państwa z praw związanych
z przetwarzaniem danych osobowych listownie pod adresem siedziby Łukasiewicz – PIMOT ul. Jagiellońska 55, 03-301 Warszawa, mailowo – adres e-mail: iod@pimot.lukasiewicz.gov.pl lub telefonicznie: +48 (22) 7777 015.

 

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

ADO, przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych każdorazowo identyfikuje cel oraz podstawę prawną do ich przetwarzania.

 

Dane osobowe kontrahentów, oferentów, osób skierowanych do realizacji zamówień mogą być również

przetwarzane w celu:

  • realizacji zamówień związanych z udzieleniem zamówień publicznych. Podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z: Ustawą Prawo zamówień publicznych, Ustawą Kodeks cywilny; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  • prowadzenia rachunkowości. Podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z: Ustawą o rachunkowości,  Ustawą ordynacja podatkowa, Ustawą o podatku od towarów i usług,
  • marketingu własnych produktów lub usług ADO (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO) – naszym prawnie uzasadnionym interesem jest informowanie o naszej ofercie handlowej,
  • realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ewentualnym ustaleniu lub dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami (podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit f RODO).

 

Dane osób wnioskujących o udzielenie informacji publicznej w celu rozpatrzenia wniosku
i udzielenia informacji. Podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dopełnienie obowiązków wynikających
z przepisów prawa w związku z Ustawą o dostępie do informacji publicznej.

 

Dane osób kierujące skargi i wnioski do Łukasiewicz – PIMOT w celu rozpatrzenia sprawy. Podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z Ustawą Kodeks postępowania administracyjnego

 

W sytuacji gdy przepis prawa nie daje podstaw do ich przetwarzania, Łukasiewicz – PIMOT wystąpi każdorazowo z prośbą, wskazując każdy odrębny cel, o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, na który wyrazili Państwo zgodę, z systematyczną kontrolą oceny ich przydatności, nie dłużej, niż co 3 lata od daty ich wprowadzenia.
W szczególności będą one przetwarzane przez okres ważności oferty lub trwania umowy, lecz nie dłużej niż przez okres trwania umowy, a w przypadku wyrażenia zgody – do czasu wycofania zgody.

 

W zakresie, w jakim dane przetwarzane są w celu kierowania do Państwa treści marketingowych, będą one przetwarzane do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu względem takiego przetwarzania. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez ADO. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa, w tym przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości.

 

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Łukasiewicz – PIMOT którzy muszą mieć dostęp do tych danych, by wykonywać swoje obowiązki.

Odbiorcami Państwa danych mogą być także podmioty, którym ADO zleci wykonanie określonych czynności na podstawie podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych np. Radcy prawni świadczący obsługę prawną, podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie, banki w zakresie realizacji płatności, dostawcy systemów informatycznych i usług IT ADO, dostawcy służbowej poczty elektronicznej.

 

Państwa dane osobowe możemy przekazywać organom publicznym i urzędom państwowym lub innym podmiotom upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. 

 

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Osoby, których dane osobowe są przetwarzane w Łukasiewicz – PIMOT, mają prawo do:

 

  • dostępu do swoich danych osobowych na podstawie art. 15 RODO,
  • sprostowania swoich danych osobowych na podstawie art. 16 RODO,
  • usunięcia swoich danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) na podstawie art. 17 RODO,
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków,
    o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
  • przenoszenia danych osobowych na podstawie art.20 RODO,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art.6 ust.1 lit. a lub art.9 ust.2 lit a RODO (zgoda osoby), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej, na adres ADO, elektronicznie na adres mailowy: iod@pimot.lukasiewicz.gov.pl lub telefonicznie pod nr 661 636 361. W przypadku kontaktu telefonicznego ADO zastrzega sobie możliwość dodatkowej weryfikacji tożsamości
  • wniesienia sprzeciwu na podstawie 21 RODO,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO (kontakt: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

 

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla złożenia i realizacji zamówienia, zawarcia umowy sprzedaży usługi.

Dane udostępnione przez Państwa nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały profilowaniu.

 

Co to są dane osobowe?

Zgodnie z art. 4, pkt. 1, RODO  – Dane osobowe  oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).

Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować,
w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny (np. (PESEL, numer i seria dowodu osobistego), dane o lokalizacji (np. adres zamieszkania/zameldowania), identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

 

Co oznacza przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie (zgodnie z art. 4, pkt. 2, RODO) oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak; zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

 

Kiedy przetwarzanie danych jest zgodne z wymogami RODO?

Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków (art. 6 ust. 1 RODO) :

  • osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  • przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

 

Akty prawne

Normy prawne związane z bezpieczeństwem informacji zawarte są m. in. w:

 

Monitoring wizyjny

W zakresie monitoringu wizyjnego Administratorem danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Motoryzacji w Warszawie z siedzibą przy ul. Jagiellońskiej 55 (zwana dalej ADO),
03-301 Warszawa  tel./fax 22 7777-015, e-mail: instytut@pimot.lukasiewicz.gov.pl.
.

ADO powołał Inspektora Ochrony Danych (zwany dalej: IOD), z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz korzystania przez Państwa z praw związanych
z przetwarzaniem danych osobowych listownie pod adresem siedziby Łukasiewicz – PIMOT ul. Jagiellońska 55, 03-301 Warszawa, mailowo – adres e-mail: iod@pimot.lukasiewicz.gov.pl lub telefonicznie: +48 (22) 7777 015.

 

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach:

  • zapewnienia oraz zwiększenia bezpieczeństwa pracownikom przebywających na terenie  Łukasiewicz – PIMOT,
  • wspomagania kontroli dostępu,
  • zapewnienia ochrony mienia na terenie Łukasiewicz – PIMOT,
  • zachowania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych,
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym.
  • zapobiegania incydentom zagrażającym porządkowi publicznemu na terenie Łukasiewicz – PIMOT.

 

Podstawę do prowadzenia monitoringu wizyjnego stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, art. 22² Kodeksu Pracy.

  • ADO przetwarza dane chroniąc podstawowe prawa i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawo do ochrony danych osobowych.
  • ADO realizuje względem osób, których dane przetwarza prawo do informacji.
  • Osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo (na warunkach określonych w RODO) do: ochrony danych ich dotyczących, dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jak również do uzyskiwania wszystkich informacji o przysługujących im prawach. W przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez ADO narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  • W związku z powyższym, obiektem wideofilmowania nie jest osoba czy grupa osób, lecz określone miejsce – w celu wczesnego wykrycia niepożądanych zdarzeń i możliwości podjęcia odpowiednich działań prewencyjnych lub interwencyjnych.
  • ADO informuje, że wejście w oznaczony obszar monitorowany jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych w zakresie wizerunku.
  • Źródłem danych są kamery systemu monitoringu.
  • Zapisy z monitoringu są przechowywane na urządzeniach rejestrujących przez okres nie przekraczający 3 miesięcy po czym zostaną trwale usunięte. Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, w przypadku w którym nagrania stanowią dowód lub ADO powziął wiadomość, że mogą stanowić dowód w sprawie.
  • Odbiorcami zarejestrowanych danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych.
  • Dane z monitoringu przetwarzane są wyłącznie dla celów wskazanych w niniejszej informacji
    o monitorowaniu wizyjnym.
  • Na podstawie danych z monitoringu ADO nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

 

Klauzula informacyjna Sieć Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowego Instytutu Motoryzacji

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), informujemy, iż:

 

Administratorem Państwa danych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Motoryzacji (Łukasiewicz – PIMOT), ul. Jagiellońska 55, 03-301 Warszawa, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego nr KRS: 0000851766, REGON: 000036044, NIP:  525-000-88-21, zwany dalej ADO reprezentowana przez Dyrektora Łukasiewicz – PIMOT.

Kontakt z Dyrektorem Łukasiewicz – PIMOT: Telefony: sekretariat: 22 7777-015 fax: 22 7777-020

e-mail: instytut@pimot.lukasiewicz.gov.pl

 

ADO powołał Inspektora Ochrony Danych (zwany dalej: IOD), z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz korzystania przez Państwa z praw związanych
z przetwarzaniem danych osobowych listownie pod adresem siedziby Łukasiewicz – PIMOT ul. Jagiellońska 55, 03-301 Warszawa, mailowo – adres e-mail: iod@pimot.lukasiewicz.gov.pl lub telefonicznie: +48 (22) 7777 015.

 

Dane osobowe pracowników są przetwarzane w oparciu o odpowiednie przesłanki wskazane w art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i f) lub art. 9 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) w następujących celach:

  1. organizacja i realizacja procesu zatrudnienia w ramach stosunku pracy – art. 6 ust. 1 lit. b) –  RODO,
  2. korzystanie przez pracownika z uprawnień przewidzianych w prawie pracy w związku z zatrudnieniem – art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  3. rozliczenie wynagrodzenia oraz świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z zatrudnieniem – art. 6 ust. 1 lit. b) w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  4. realizacji obowiązków publicznoprawnych ciążących na pracodawcy w związku z zatrudnieniem (np. US, ZUS) – art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  5. w przypadku, gdy dane przetwarzane są w związku z realizacją projektu finansowanego ze środków pochodzących z UE, w celu sprawozdawczym lub rozliczenia projektu – art. 6 ust. 1 lit. b) w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  6. realizacji obowiązków ciążących na pracodawcy w związku z zapewnieniem bezpiecznego środowiska pracy (BHP) – art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust 2 lit. b) –  RODO,
  7. realizacji obowiązków ciążących na pracodawcy w związku z medycyną pracy – art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  8. kontaktu telefonicznego lub mailowego (prywatny telefon i/lub adres e-mail) z pracownikiem w związku z zatrudnieniem – art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  9. po uzyskaniu dodatkowej zgody, w celu związanym z działalnością integracyjną, informacją promocyjną, kulturalną prowadzoną przez ADO, jako pracodawcę – art. 6 ust. 1 lit. a) –  RODO,
  10. ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń wynikających z zatrudnienia – art. 6 ust. 1 lit. f) –  RODO,
  11. korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) –  RODO,
  12. stosowania monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, nadzoru nad informacją – art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO,
  13. archiwizacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. c) –  RODO.

 

Dostęp do danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:

  1. upoważnieni pracownicy ADO,
  2. uprawnieni pracownicy organów nadzorujących jego działalność, usługobiorcy, z których korzysta ADO w zakresie usług informatycznych, doradczych, prawnych, audytowych w oparciu o zawarte umowy. Dane mogą zostać przekazane podmiotom zapewniającym usługi szkoleniowe, kulturalne i socjalne.

 

Dane osobowe przetwarzane będą przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, tj. w zależności od daty nawiązania stosunku pracy będzie on wynosił od 10 do 50 lat. Ze względu na fakt, że część danych może być przetwarzanych na podstawie zgody, wskazany okres przetwarzania może ulec skróceniu, odpowiednio do momentu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania.

 

Podanie danych na potrzeby realizacji celów, w których podstawą jest zgoda pracownika, jest dobrowolne jednak niezbędne do zrealizowania tych celów. W przypadku danych przetwarzanych w związku ze stosunkiem pracy lub na podstawie przepisów prawa podanie danych jest obowiązkowe i wynika z przepisów dotyczących zatrudnienia, w szczególności: ustawy Kodeks Pracy, przepisów podatkowych, przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości zatrudnienia u ADO.

 

Osoba, której dane dotyczą może skorzystać wobec ADO z następujących praw:

  • dostępu do swoich danych osobowych na podstawie art. 15 RODO,
  • sprostowania swoich danych osobowych na podstawie art. 16 RODO,
  • usunięcia swoich danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) na podstawie art. 17 RODO,
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
  • przenoszenia danych osobowych na podstawie art.20 RODO,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art.6 ust.1 lit. a lub art.9 ust.2 lit a RODO (zgoda osoby), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej, na adres ADO, elektronicznie na adres mailowy: iod@pimot.lukasiewicz.gov.pl lub telefonicznie pod nr 661 636 361. W przypadku kontaktu telefonicznego ADO zastrzega sobie możliwość dodatkowej weryfikacji tożsamości.
  • wniesienia sprzeciwu na podstawie 21 RODO,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO (kontakt: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

 

Dane udostępnione przez Państwa nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały profilowaniu.

 

Skip to content